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Actas y votaciones - Manual de usuario#

Introducción#

Este documento representa el manual de usuario de Actas y Votaciones, y contiene una introducción a sus distintos usos y a la forma de operar. Para información técnica sobre la instalación del servicio, o de los requerimientos técnicos para operar con él, debe consultarse la documentación técnica. Actas y Votaciones es una aplicación que permite a las organizaciones oficializar comunicaciones con garantías entre sus miembros, tanto a la hora de someter a aprobación/firma documentos (Actas), como a la hora de realizar consultas bien formales (asambleas, votaciones en junta, …) o informales (preguntas a los empleados, toma de decisiones, …) El sistema actua como un repositorio de documentación cuyo workflow de aprobación tiene en cuenta la firma electrónica legal de los distintos actores, ofreciendo:

  • Capacidad de toma de decisiones legales aun estando las personas responsables de firmar distribuidas geográficamente.
  • Facilidades a la hora de promover la participación en la toma de decisiones con garantías legales...

“Actas y Votaciones” es multiusuario y multiorganización, permitiendo que una empresa refleje su estructura organizativa o social (múltiples sociedades, grupos, divisiones...) y que los usuarios dispongan de un elemento unificado para actuar en sus distintos roles en dicha estructura.

Acceso a la aplicación#

Los usuarios acceden a la aplicación desde el cuadro de “Login”, introduciendo su dirección de correo y su contraseña. Se puede usar la funcionalidad de “Recuérdame” para evitar posteriores introducciones de las credenciales en el mismo ordenador, y también “He olvidado mi contraseña” para acceder en caso de pérdida de credenciales.

Las credenciales de cada usuario son únicas para todo el sistema, incluso aunque este usuario puede tener acceso a múltiples organizaciones o a divisiones organizativas de la misma organización.

Una vez que el usuario ha accedido, se encontrará por defecto en la última organización a la que accedió, pudiendo cambiar de organización mediante el menú “Ir a”, situado en la parte superior derecha de la pantalla.

En el menú “Ir a” se presentan las organizaciones en las que el usuario está registrado.

Además, el usuario puede en este área de la pantalla:

  • Cambiar el idioma de la aplicación entre Castellano, Euskera e Inglés.
  • Acceder a su información personal para poder modificarla.
  • Cerrar la sesión mediante “Salir”.

Mis tareas#

La primera información que recibe un usuario de la aplicación una vez que entra a una organización es la sección “Mis tareas”.

Aquí se le muestran todas aquellas tareas que requieren su intervención, bien porque se requiere su acción personal (“Asignado a mí”) bien porque se requiere la acción de alguien con uno de los roles que el usuario juega en la Organización (“Asignado a uno de mis roles”).

Por cada una de las tareas requeridas se presenta un botón para realizarla, como es el caso de “Votar”, a la derecha en la siguiente imagen.

Tareas ya realizadas#

Si se desea revisar la actividad previa, se puede cambiar la visualización para que se muestren las tareas ya completadas por el usuario.

En cualquier momento se puede alternar entre las tareas pendientes y las futuras mediante los enlaces “Pendiente” y “Terminado”.

Modulo de actas#

Mediante el menú “Actas” se accede al módulo de actas. En este módulo el usuario dispone de herramientas para crear documentos, proponer su sometimiento a firma por parte de otros usuarios de la organización, y gestionar el flujo de firma/aprobación del mismo.

Creación de una acta#

A la hora de crear un nuevo acta, al usuario se le presenta un formulario para introducir la información.

  • Título y descripción del documento.
  • Tipo de documento. Los tipos pueden determinar los roles o usuarios que el sistema propone para que el documento se someta a aprobación.
  • Archivo (el documento concreto que se somete a aprobación).
  • Firmantes requeridos. El sistema puede proponer algunos, pero queda al usuario la responsabilidad de seleccionar todos aquellos que serán notificados por email, y podrán acceder a este documento posteriormente.

Ver detalles de una acta#

En cualquier momento se pueden consultar los detalles de un acta; su estado, el documento a firmar, y el estado de las diferentes firmas requeridas por parte de los usuarios del sistema.

Además, se pueden descargar las firmas del documento de cada usuario pulsando en el enlace de la derecha.

Modificación de una acta#

El usuario tiene posibilidad de modificar el contenido de un acta sólo hasta que se inicia el flujo de aprobación, usando el menú “Editar acta”.

Una vez iniciado este flujo, el acta debe permanecer inalterable, sólo permitiéndose la incorporación de firmas, la finalización del acta, o su eliminación.

Iniciar el flujo de firma#

El usuario que crea un acta es el responsable de iniciar su flujo de firma.

En el momento en que lo hace (desde el botón “Acciones”), se notifica por email a los usuarios cuya firma es requerida que tienen una nueva acción a realizar.

La nueva tarea aparecerá en sus agendas de tareas pendientes.

Finalizar el flujo de firma#

Aunque existe una fecha límite establecida por el creador de un acta, este siempre puede anticipar el cierre de la misma por la razón que sea, bien porque ya han firmado todos los necesarios, bien porque considera que debe retirarse. La información del acta cerrada indicará el estado (firmada suficientemente o no) del acta.

Borrar una acta#

El usuario puede eliminar un acta que él ha creado, si lo considera necesario. El sistema no intentar limitar al usuario en su capacidad de eliminar un acta, y es su responsabilidad exclusiva el impacto que esto pueda tener.

Firmar una acta#

Cualquier usuario requerido para firma puede realizar la acción de “Firmar” desde su agenda de tareas.

El componente de firma debe de estar instalado, y el usuario tendrá que decidir con qué certificado electrónico accesible desde su máquina (en local o en tarjeta de seguridad) realizará la firma. La identificación de dicha firma será la que figure asociada al documento firmado.

Módulo de votaciones#

Mediante el menú principal se puede acceder al módulo “Votaciones”, donde se pueden definir consultas a realizar entre los usuarios del sistema, y hacer el seguimiento a su estado.

El sistema genera una papeleta de voto por cada votante, y la guarda junto con la firma, de manera que se pueden identificar a posteriori de manera fehaciente los votos realizados.

Creación de una votación#

Al crear una votación el usuario debe definir el título, la descripcion para identificación de la misma, y el cuerpo de la consulta que será el texto presentado a los votantes, y registrado en la papeleta de voto junto a la respuesta de cada uno.

Las votaciones actualmente soportadas son de tres tipos:

  • Selección: El votante selecciona una de las opciones que se le ofrecen.
  • Ordenación: El votante ordena las opciones que se le ofrecen según sus preferencias.
  • Puntuación: El votante otorga puntuación a cada una de las opciones.

Durante la definición de una votación, el usuario determina las respuestas que se ofrecen a los votantes, en función del tipo de votación.

Ver detalles de una votación#

El creador de una votación puede consultar los detalles de la votación este esta en curso o no, mediante el botón de “Acciones” asociado a cada votación en el listado del módulo.

Modificación de una votación#

Sólo las votaciones que no se han iniciado pueden modificarse, mediante la opción “Editar votación” del botón “Acciones”.

Una vez que se inicia, la votación permanecerá inalterable salvo en su estado y en los votos asociados que va recibiendo.

Inicio de una votación#

Una vez que el usuario considera que la votación está preparada, puede iniciar el periodo de votación mediante la opción “Iniciar votación” del botón “Acciones”.

Finalizar una votación#

Si el usuario considera que la votación debe darse por terminada, puede cerrarla mediante la opción “Finalizar votación”, visible en “Acciones” para aquellas votaciones que están en curso.

Borrar una votación#

El usuario que ha creado una votación puede eliminarla mediante la opción “Borrar”. Queda a discreción del usuario el resguardo de los resultados en otro formato si es necesario.

Votar en una votación#

Cualquier usuario que haya sido invitado a votar, puede hacerlo desde su agenda de tareas. Se le presentará un formulario con las opciones definidas en la votación.

Una vez descrita la respueta del votante, “Emitir voto” generará un documento (papeleta de voto) que el usuario puede validar, y se le solicitará la firma electrónica para confirmar su voto y que este quede registrado.

Administración de la organización#

Los usuarios con roles adecuados pueden realizar tareas de administración de la organización actual, incluyendo la gestión de los usuarios y sus roles, de manera que el sistema puede identificarles como adecuados para determinadas tareas (firmas requeridas).

Gestión de usuarios#

Desde esta sección se puede crear un nuevo usuario, y modificar los datos de los existentes. Además, en esta sección se determinan los roles que cada uno de los usuarios tiene en esta organización, lo que implica el tipo de tareas que se le permiten o los tipos de documento para los que serán sugeridos como firmantes.

Mi perfil#

Desde el menú “Mi perfil” el usuario puede modificar sus datos básicos, y su contraseña de acceso al sistema.

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